Navigáció
Eniac Hub

Dokumentummenedzsment (Iktatás)

A szoftver dokumentummenedzsment modulja az alapvető iktatási és szkennelési funkciókat látja el, hogy az iratok nyilvántartása és visszakereshetősége nagyságrendekkel egyszerűbbé váljon.

Az iktató rendszer elektronikus formában tartja nyilván az összes beérkező és kimenő bizonylatot, tetszőleges dokumentumot, legyen az ajánlat, levél, szerződés, számla stb. A szoftver a beérkező és kimenő dokumentumok sorszámozását automatikusan végzi. A folyamatos egyedi azonosító tárolása mellett paraméterezhető több egyedi sorszám kategória is. A tárolt digitális dokumentumok, bizonylatok több szempont szerint bármikor visszakereshetőek és megtekinthetőek.

A dokumentumok regisztrálásákor - törzsadatból válogatva - kijelölhető az ügyfél, küldő / címzett személye és az esemény. Ezen törzsadatok szükség szerint az iktatáskor folyamatosan bővíthetők. A tárgy és megjegyzés mezőkben különböző leíró adatok és hozzáfűzések rögzíthetők, melyekre szintén lehet keresni. A bejegyzett adatokat ezenfelül lehetőség van szerződésekhez, projektekhez, munkaszámokhoz és több más elemzési szemponthoz kapcsolni.

A rögzítéskor általánosan használatos iktatás dátuma mellett dokumentumhoz rendelten megadható a bizonylat megőrzési ideje is, amely alapján történik az archiválás és a bizonylat selejtezése.

A dokumentumok irattárakba rendezhetőek, függetlenül attól, hogy fizikailag elkülönített helyiség az irattár vagy különböző dossziékat, irattartó szekrényeket jelöl-e. A többrétű visszakereshetőség érdekében iktatáskor megadható a beérkezés és a küldés módja is (pl.: fax, futár, stb.).

Főbb elemei:

  • Kimenő és bejövő bizonylatok iktatása
  • Szkennelés, digitális (PDF,XML,..), csatolt bizonylat nyilvántartás
  • Bizonylat, fájl, fax, e-mail, stb. iktatása
  • Automatikus sorszámozás, különböző formátumok
  • Alapinformációk: rögzítés dátuma, partner, bruttó érték, tárgy, megjegyzés
  • Irattárkezelés
  • Elintézés, archivás és selejtezés kezelése
  • Visszaküldött, be nem fogadott bizonylatok nyilvántartása
  • Postakönyvi funkciók
  • Partner és kontaktszemély nyilvántartás
  • Felhasználók, felhasználói csoportok kezelése
  • Jogosultsági rendszer

A rendszer dokumentummenedzsment moduljának fontos kapcsolódó része a SCAN rendszer, mely lehetővé teszi a papír alapú dokumentumok digitalizálását és elektronikus tárolását.

A bizonylatok szkennelésének és elektronikus tárolásának egyik legnagyobb előnye, hogy azok bármikor digitalizált formában visszakereshetőek. Ezzel a módszerrel könnyedén kikerülhető, hogy az eredeti dokumentum napokig „vándoroljon” az értesítendő és felelős személyek, osztályok között, a rendszer segítségével az eredeti dokumentum mindig az irattárban maradhat, így nem tűnhet el. Ezáltal az elektronikus bizonylatot egyszerűbb továbbítani, jóváhagyni, visszakeresni, illetve a fizikailag nem helyhez kötött munkafolyamatba való bekapcsolódás, a bizonylat olvasása, igazolása bárhonnan megtörténhet.

A szkennelés módja praktikusan megválasztható: elvégezhetjük ezt rögtön az irat beérkezésével egy időben vagy később is a mentett fájlokból válogatva. Egy iktatási bejegyzéshez több csatolt dokumentum tartozhat pl.: szerződés mellékletei, képek, tervrajzok, hangfelvételek.

A jogosultságoknak köszönhetően csak megadott személyek kezelhetik a szkennelt dokumentumokat. Az osztályok közötti munka megkönnyítése érdekében, a jóváhagyás során a program azt is biztosítja, hogy a dokumentumot csak a megfelelő személy engedélyével lehessen jóváhagyni. Lehetőség van a dokumentumok priorizálásra, besorolásra is, külön nyilvántarthatóak a cég szempontjából „belső” és „publikus” bizonylatok. Ugyanígy adható minősítés a titkos iratkezeléshez: bizalmas, titkos, szigorúan titkos jelzővel.

A modul amellett, hogy általánosan ellátja a vállalat dokumentummenedzsment feladatait, iparáganként eltérő, plusz funkciókat is tartalmaz, hogy a szoftver maximálisan  iparágspecifikus és vállalatra szabott legyen:

Iparágra jellemző funciók