Szemléletváltás a vállalatirányításban

A vállalatok jelentős részénél – különösen a kis- és közepes méretű vállalkozások esetében – a napi operatív teendők annyira lefoglalják a tulajdonost és a menedzsmentet, hogy nem jut elegendő idejük a stratégiailag fontos területekre, így például az innovációra vagy a marketingre. Egy korszerű vállalatirányítási rendszer bevezetése – túl azon, hogy megkönnyíti a mindennapi feladatok megoldását – olyan szemléletváltást eredményez és olyan know-how birtokába juttatja a cégvezetést, amely elősegíti a vállalat hatékonyabb működését és üzleti sikereit.

Miután a tulajdonos eldöntötte, hogy cégénél vállalatirányítási rendszert fog bevezetni, az első és legfontosabb lépés az egyedi üzemeltetési szabályzat kidolgozása. Ehhez a rendszert szállító szoftvercég először feltérképezi a vállalat felépítését és működési folyamatait, és azokon a területeken, ahol hiányosságokat tapasztal, tanácsadással segíti a feladatok pontos meghatározását és a munkamenet optimalizálását. Az ENIAC Computing a vállalat működésének felmérése során szerzett tapasztalatait egy kézikönyvben foglalja össze.

Ez az úgynevezett SOP (Standard Operation Procedures) magában foglalja az iparág sajátosságaira vonatkozó megoldásokat, melyeket az adott cég működésének struktúrájához igazítva kell felépíteni, valamint tartalmazza a szervezetnél elvégzendő háttérfeladatok leírását és folyamatszemléletű ábrázolását is. A kézikönyv részletesen ismerteti mindazokat a feladatokat, amelyek az adott cégnél a vállalatirányítási rendszerrel kapcsolatban felmerülhetnek, ezzel további segítséget nyújtva a szoftver zökkenőmentes bevezetéséhez és mindennapi használatához. Az SOP évenkénti felülvizsgálata lehetővé teszi a vállalati folyamatok, feladatkörök és jogosultságok rendszeres aktualizálását, így a kézikönyv mindenkor naprakészen tudja támogatni a felhasználók munkáját.

A vállalat működésének felmérése és a munkafolyamatok optimalizálása után a szektorspecifikusan kifejlesztett vállalatirányítási szoftvert hozzáigazítják az adott cég jellemzőihez. A rendszer így teljes körű megoldást tud nyújtani a pénzügyi, banki, számlázási, eszköznyilvántartási és bérfeladatok ellátására: számlákat állít ki, könyvel, feladatokat oszt meghatározott paraméterek alapján, projekteket kezel, figyeli az aktuális teljesítések és a tervek közötti kapcsolatot és jogosultsági szintek alkalmazásával megszünteti a visszaélések lehetőségét. A cégvezetés mindenről folyamatos tájékoztatást kap, és könnyen áttekinthető kimutatások segítségével kísérheti figyelemmel a vállalat működését anélkül, hogy manuálisan be kellene avatkoznia. Ezzel lehetővé válik, hogy a tulajdonos és a menedzsment úgy tudja felügyelni és irányítani a cég mindennapi tevékenységét, hogy közben elég idejük marad az innovációra, az értékesítésre és a marketingre is.