DOC - Dokumentum Menedzsment, Elektronikus archiválás

A "papírmentes iroda" fogalma a környezetvédelemmel összefüggésben mára közismertté vált. A levelek, szerződések, számlák és egyéb dokumentumok elektronikus kezelése valóban jelentősen csökkenti a papírfelhasználást, s így hozzájárul a természet megóvásához.

Egy korszerű DMS-rendszer azonban ennél többre is képes: a bizonylatok digitális iktatása, jóváhagyása és tárolása mellett lehetővé teszi a dokumentumok különféle szempontok szerinti rendszerezését és elemzését, ami lényegesen megkönnyíti és hatékonyabbá teszi a vállalati back-office-tevékenységet.

ENIAC DOC rendszerünk használata egységesíti a társaságnál megforduló összes dokumentum feldolgozását, archiválását és hosszú távú kezelését. A felhasználók bármikor és bárhonnan megnézhetik, véleményezhetik a digitális dokumentumokat, egyszerűen kikereshetik a szükséges iratokat, és igazolhatják a program által akár tíz különböző nyelven kiállított elektronikus bizonylatokat, számlákat. A rendszerben tárolt információk vizsgálatával a DMS-szoftver önmagában is képes olyan kimutatásokat, elemzéseket készíteni, amelyek a megalapozott vezetői döntések támogatásán keresztül elősegíthetik a társaság üzleti sikereit.

A program archiválási funkciója lehetővé teszi a papíralapú iratok szkennelését, valamint a digitális dokumentumok iktatását és tárolását. A különféle iratok – ajánlatok, szerződések, számlák, teljesítési igazolások stb. – egy egységes és felhasználóbarát rögzítőfelületen keresztül vihetők be a rendszerbe. A többrétegű visszakereshetőség érdekében regisztráláskor a felhasználók a törzsadatokból jelölhetik ki az ügyfél, a küldő vagy a címzett személyét, a beérkezés vagy a küldés módját és az esemény jellegét. A bejegyzett adatok szerződésekhez, projektekhez vagy munkaszámokhoz kapcsolhatók, és több más elemzési szemponttal is kiegészíthetők. Egy-egy iktatási bejegyzéshez több dokumentum is hozzáfűzhető, például szerződésmellékletek, tárgyalási jegyzőkönyvek, képek, tervrajzok. A rendszerben nyilvántarthatók a cég szempontjából „belső” és „nyilvános” bizonylatok, illetve megjelölhetők a „bizalmas”, „titkos” és „szigorúan titkos” iratok is. A szoftver a dokumentumok mellett az e-mailek automatikus iktatását és archiválását is megoldja, amelynek köszönhetően a társaság elektronikus levelezése is rendszerezetté és könnyen visszakereshetővé válik.

Az információáramlás menedzselése és az események követése akkor lehet hatékony és eredményes, ha a munkafolyamat minden állomásán figyelemmel kísérhető a dokumentumok mozgása a munkatársak és szervezeti egységek között. A rendszer ezért a jogosultságoktól és az adott dokumentum fajtájától függően elektronikus úton (e-mailben vagy wapon) értesítést küld a felhasználóknak az elolvasandó vagy igazolandó bizonylatokról.

Az ENIAC DOC rendszer praktikus üzenőfal-funkciója megkönnyíti a vállalaton belüli kommunikációt is: a munkatársak egyszerűen, on-line formában tudnak észrevételeket, javaslatokat fűzni az egyes dokumentumokhoz. A megjegyzések az iktatott iratokhoz csatolva tárolhatók, ami lehetővé teszi, hogy az adott témával, projekttel kapcsolatos kommunikáció a későbbiek során is bármikor visszakereshető maradjon.