DOC - Documentum Management, Elektronikus Iktatás kezelés

A Dokumentum management rendszer használata egységesíti a vállalatnál megforduló összes dokumentum és esemény feldolgozását. A tárolt iratok és események hosszú távon is könnyen kezelhetővé válnak, melyek könnyedén különböző szempontok szerint visszakereshetők, csoportosíthatók, projekthez rendelhetők, archiválhatók.

A vállalatnál keletkező bizonylatokat automatikusan iktatja, megvalósítja az belső iratkezelést. A megkülönböztetett projektekhez, ügyfelekhez kapcsolódó események és dokumentumok a titkos iratkezelés előírásainak megfelelően megjelölhetőek és kezelhetőek a szoftverben. A rendszer a tárolt adatokból, valamint a jóváhagyásokból automatikusan állítja össze a dokumentum történetét.

A documentum management rendszer elektronikusan iktatja, kezeli és továbbítja a vállalathoz beérkező összes bizonylatot a kijelölt jóváhagyó személyek részére.

A szkennelt dokumentum alapján a bizonylat bárhonnan, bármikor megnézhető és igazolható. A dokumentum fajtája alapján a workflow további lépései automatikusan ütemeződnek.

Iktatókönyv funkció

Az DOC - Dokumentum management rendszer tudása a hagyományos iktató könyvek által nyújtott lehetőségeket messzemenően meghaladja, ebből következően a szoftver az alapvető iktatási funkciókat teljes körűen, könnyedén ellátja. A dokumentumok, típusuktól függetlenül rögzíthetők a rendszerben, így az ajánlatok, a levelek, szerződések, számlák egy egyesített rögzítő felületen kerülhetnek regisztrálásra. Az általános dátum, esemény, tárgy, ügyfél, küldő / címzett mezők mellett megadható a beérkezés, küldés módja, az irattár, a postázás valamint a bizonylat megőrzési ideje. A szoftver a beérkező vagy kimenő dokumentumok sorszámozását automatikusan oldja meg. A megkülönböztetett projektekhez, ügyfelekhez kapcsolódó események és dokumentumok a titkos iratkezelés előírásainak megfelelően megjelölhetőek és kezelhetőek a szoftverben.
Cégünk dokumentum management rendszere ezt az alapvető iktatási feladatot számos funkcióval bővíti ki.

Elektronikus Jóváhagyás

A beérkező bizonylat már a regisztrációjakor hozzákapcsolható a cég valamely projektjéhez, munkaszámhoz, vagy akár szervezeti egységhez is. A feladatköri jogosultságoktól és a dokumentum fajtájától függően az arra jogosult személyek (pl. projektvezető, területfelelős, gazdasági vezető) elektronikus úton (e-mail, wap) értesítést kapnak az általuk elolvasandó, igazolandó bizonylatokról. A jogosult személyek meghatározhatók már a dokumentum típusához rendelve előre, vagy manuálisan ad-hoc jelleggel az iktatás rögzítésekor. Az elektronikus jóváhagyási rendszer, valamint a bizonylatok szkennelése, csatolása lehetővé teszi az egymástól fizikai távolságra lévő telephelyek, vagy távoli munkakapcsolatok esetén a folyamatos bizonylat kontrollt. Ez a kialakítás garantálja a munkafolyamatok zavartalanságát, az információk naprakészségét.

Dokumentum utaztatás

A szkennelt, tárolt bizonylat bármikor elektronikusan visszakereshető, az eredeti dokumentumnak nem kell vándorolnia az osztályok között, míg igazolásra kerül, nem vész el. A dokumentumok mozgása, története attól lesz valóban menedzselhető, ha figyelemmel kísérhető az ajánlatok, számlák, szerződések mozgása az osztályok, személyek között. Ezt az DOC - Dokumentum management rendszer az ún. utaztatás kezelésével oldja meg. Így mindig nyomon követhető, hol akad el a folyamat, hol vannak a folyamat szempontjából kritikus pontok.

Workflow

Az OMF szoftver Dokumentum management rendszerében a szűken értelmezett dokumentumok regisztrálása egy része az összes, BackOfficet érintő feladatnak. A rendszerben nyilvántarthatók a telefonhívások, a tárgyalások és azok jegyzőkönyvei, a személyes megbeszélések, vagy akár egy Helpdesk szolgáltatás bejelentései, vagyis egy ügylettel, projekttel, ügyféllel kapcsolatos összes esemény. Ezek az események, az iktatott dokumentumokkal együtt a CRM (Customer Relationship Management - Ügyfélkapcsolat) modul projekt információs ablakán egy helyen, rendezetten elérhetők, elemezhetők (pl. hány telefonhívásra, személyes bemutatóra volt szükség egy projekt megszerzéséhez) A rögzített események és bizonylatok további feladatokat generálnak a felelős személyek számára, mely feladatok az esemény típusához mérten előre, sablonszerűen definiálhatók, így biztosítva a feladat ütemezés automatikusságát. A feladatról annak felelőse értesítést kap, elvégzi az OMF szoftver segítségével, mely újabb feladatot generál.

Integrált szoftver kapcsolódás

A szoftver kiépítésétől függően a DOC – Dokumentum Management rendszer része a teljes OMF integrált BackOffice automatizáló szoftvernek, mellyel egy vállalatirányítási rendszer integráltságának összes előnye kihasználható. Az Iktatásban regisztrált bizonylatok, a jóváhagyás után, egy gombnyomásra kerülnek be az analitikus rendszerbe, ahol azok szakmai feldolgozása történik: a számlák, a bankbizonylatok a számviteli modulokba, a szerződések, a teljesítés igazolások, az erőforrások felhasználása a projekt management rendszerbe. Támogatjuk a papírmentes iroda megvalósítását: a szoftver által előállított bizonylatok (kimenő számlák, egyenlegértesítők, kompenzáló levelek, stb...) pdf formában készülnek el és elektronikus úton, az iktatási rendszerben vagy emailben kerülnek továbbításra.

Környezettudatosság – „zöld elkötelezettség”

Az ENIAC Computing ERP Hosting szolgáltatásával tudatosan tesz a környezetvédelem és a hatékony energia felhasználás érdekében. A Hosting működési modellel energiát takarítunk meg azzal, hogy a vállalatoknál külön-külön működő szerverek, és a szerver szobák berendezéseinek (pl. klíma) energia felhasználását centralizáljuk, a szerverek működtetéséhez szükséges elektromos áramot takarékos módon használjuk fel.

A DOC - Dokumentum menedzsment integrált rendszert HOSTING szolgáltatásunk keretein belül azonnal igénybe veheti!