SCAN RENDSZER

Az OMF DOC dokumentum menedzsment rendszer Iktatókönyv funkciójának fontos kapcsolódó modulja a SCAN rendszer.

A SCAN rendszer teszi lehetővé a papír alapú dokumentumok digitalizálását és elektronikus tárolását.

A bizonylatok szkennelésének és elektronikus tárolásának egyik legnagyobb előnye, hogy bármikor digitalizált formában visszakereshetőek. Ezzel a módszerrel könnyedén kikerülhető, hogy az eredeti dokumentum napokig „vándoroljon” az értesítendő, felelős személyek, osztályok között és az eredeti dokumentum nem tűnhet el. Az elektronikus bizonylatot egyszerűbb továbbítani, jóváhagyni, visszakeresni. A fizikailag nem helyhez kötött a munkafolyamatba való bekapcsolódás, a bizonylat olvasása, igazolása bárhonnan megtörténhet.

A szkennelés módja praktikusan megválasztható, elvégezhetjük ezt rögtön az irat beérkezésével egy időben, vagy később is a mentett fájlokból válogatva. Egy iktatási bejegyzéshez több csatolt dokumentum tartozhat, pl.: szerződés mellékletei, képek, tervrajzok, hangfelvételek. Mivel az OMF vállalatirányítási rendszerben az iktatás során minden dokumentum a típusának megfelelően kerül feldolgozásra (ajánlat, szerződés, számla, levél, stb..).

A jogosultságoknak köszönhetően csak megadott személyek kezelhetik a szkennelt dokumentumokat. Az osztályok közötti munka megkönnyítése érdekében, a jóváhagyás során a program azt is biztosítja, hogy a dokumentum csak a megfelelő személy engedélyével hagyható jóvá. A szkennelés indításakor, az OMF az adott konfigurációhoz telepített szkenner programot futtatja a megadott és rögzített, vagy rugalmas paraméterekkel. A dokumentum elektronizálásakor megválaszthatjuk a dokumentum eredeti nyelvezetét is. Az OMF-ben a priorizálásra, besorolásra is lehetőség nyílik, külön nyilvántartható a cég szempontjából „belső” és „publikus” bizonylat. Ugyanígy adható minősítés a titkos iratkezeléshez: bizalmas, titkos, szigorúan titkos jelzővel.