Navigáció

Egyszerűbb, olcsóbb, gyorsabb, még se használjuk. Mi az? E-számla!

Magyarországon a számlák csupán egy százaléka érkezik be elektronikus úton a vevőkhöz. Ez azt jelenti, hogy a korszerű számlázási eljárások ma még szinte ismeretlenek nálunk. A legtöbb számla (86%) ugyanis még mindig nyomtatott verzióban jut el a vállalatokhoz – derül ki egy idén tavasszal készült kutatásból.

Egyszerűbb, olcsóbb, gyorsabb, még se használjuk. Mi az? E-számla!

„Napjainkban a beérkező számlák mindössze egy százaléka érkezik elektronizált módon a vevőhöz Magyarországon. Ez azt jelenti, hogy a legkorszerűbb számlázási eljárások ma még gyerekcipőben járnak nálunk. A legtöbb számla továbbra is nyomtatott verzióban (86 százalék) jut el a vállalatokhoz – derül ki a GKI Digital és a Xerox Magyarország közös, idén tavasszal készült kutatásából.”

Iktatásra csaknem egy hónap

Megdöbbentő tény, hogy a 30 milliárd forint éves árbevételt meghaladó hazai cégeknél akár három hetet is felemészhet csak a beérkező számlák rögzítése, és akkor még nem esett szó a kimenő számlák elkészítéséről, kiküldéséről és a további vállalati folyamatokról. Az alacsonyabb éves árbevétellel rendelkező vállalkozásoknál sem jobb a helyzet, náluk is egy-két hétig tart ennek a tevékenységnek az elvégzése.

Miért is olyan megdöbbentő ez az adat? Mert már egy ideje megszületett erre a megoldás, a korszerű ERP rendszerek segítségével nem csak az e-számlák elektronikus befogadása valósítható meg, mellyel több ember hetekig tartó munkája végezhető el néhány kattintással akár pillanatok alatt , hanem egy vállalat összes folyamata átláthatóbbá, gyorsabbá és nyomon követhetőbbé válik. Ráadásul egy megfizethető és mindenki számára elérhető megoldásról van szó. Ugye arról nem kell szót ejtenünk, hogy milyen sok haszna van egy vállalatirányítási rendszer használatának? Gondoljunk csak az emberi erőforrás költségeinek csökkentésére és a rengeteg megspórolt időre.

Iparági eltérések

Iparáganként eltérő a helyzet, az építőiparban és szolgáltató szektorban átlagosan öt nap kell a beérkező számlák feldolgozására, de akár 15 napot is igénybe vehet. Fontos azonban megjegyezni, hogy a pénzügyi teljesítés ettől függetlenül általában a határidők betartása mellett történik, késedelmes fizetés leginkább a 20 milliárd forint éves árbevételt termelő ipari és mezőgazdasági vállalkozásokra jellemző. Itt megjegyeznénk, hogy a megfelelő ERP szoftver ütemezési rendszerével ez is kiküszöbölhető.

Ahogy az ábra is mutatja, a beérkezett számlák feldolgozása ma még hangsúlyosan emberi közreműködést igényel. Az összes vállalkozás csupán elhanyagolható százaléka bízza rá teljes mértékben a berékező számlák iktatását valamilyen elektronikus számlafeldolgozó rendszerre. Míg a cégek csaknem háromnegyedénél egy teljes munkakör ezen feladat ellátása. Ez jellemző az építőiparban tevékenykedő vállalkozásokra is, melyek 60 százalékánál a számlázási feladatok napi 7-8 órát(!) vesznek igénybe.

Szeretnénk azonban kihangsúlyozni, hogy a lehető legrosszabb megoldás ilyen helyzetben, ha a szerződések, számlák és egyéb bizonylatok iktatásával teljesen felhagyunk. Azt sem látjuk jó megoldásnak, ha ezen dokumentumok adatai végtelen hosszú excel táblákba kerülnek rögzítésre. Egy vállalat gördülékeny működéséhez és a szükséges információk, kimutatások és listák kinyeréséhez az excel táblánál jóval nagyobb tudású vállalatirányítási rendszerre van szükség, mely a számlák iktatásának terhét is leveszik a cég válláról.

Borús jövő

Összegezve tehát, a számlázás és az azzal járó adminisztrációs feladatok, az iktatás, a tárolás komoly terheket rónak a legtöbb cégre. A legelkeserítőbb az egészben mégis az, hogy a megkérdezettek csupán 12 százaléka tervez ezen változtatni egy-két éven belül és átállni valamilyen elektronikus megoldásra. A cégek 69 százaléka vagy egyáltalán nem tervez ilyen beruházást vagy jelenlegi rendszereik továbbfejlesztésében gondolkodnak.

Bár szinte minden fórumon és felületen kihangsúlyozzák, mégis szükségét érezzük újra és újra megismételni, milyen előnyökkel jár egy integrált informatikai rendszer egy vállalkozás működésében:

  • Az átfutási idők jelentősen lerövidülnek
  • Pénzt és időt lehet megtakarítani, a költségek csökkennek
  • Értékteremtő folyamatokra több idő és munkaerő jut
  • Naprakész és pontos információk, nyilvántartások állnak rendelkezésre
  • Ügyfélkezelés hatékonysága növekedik
  • A NAV számára történő adatszolgáltatás egyszerűsödik

Egy vállalatirányítási rendszer egyértelmű üzleti előnyhöz juttathatja a vállalatokat, így ezen a területen is az jár jobban, aki előbb lép a digitalizáció útjára.

Némely vállalkozás tudatlanul vállal magára súlyos terheket, néhányan viszont saját maguk állnak vállalkozásuk fejlődése és növekedése útjába. A változás és változtatás tehát fontos, amit talán az innovációra való nyitott gondolkodás fejlesztésével és a fejlődési lehetőségek folyamatos kutatásával kellene kezdeni.

Az ENIAC Computing támogatást nyújt ebben a változtatásban és az innováció vállalati működésbe történő bevonásában. Vállalatirányítási rendszereink, könyvelő és számlázó programjaink kivétel nélkül megoldást kínálnak a vállalatok backoffice tevékenységeinek könnyítésére, így az elektronikus számlabefogadásra is.

forrás: http://www.piacesprofit.hu/kkv_cegblog/nem-tudunk-szabadulni-a-nyomtatott-szamlaktol/