Ingatlan üzemeltetés - Property Management

Az OMF integrált vállalatirányítási rendszer ingatlan és property management szoftvercsomagjában történik az ingatlan üzemeltetéséhez és hasznosításához kapcsolódó bérleti és szolgáltatási szerződések naprakész nyilvántartása. A számlázási rendszer kialakításának köszönhetően egyszerű és megbízható módon elérhetővé válik a havi rendszerességgel történő nagy mennyiségű számla automatikus kibocsátása, továbbá az elszámoláson alapuló kommunális költségek számlázása is. A szerződésekben beállítható különféle rugalmas számlázási, elszámolási időszakok megengedik ügyfelenként eltérő periódusok kezelését egyben megőrizve a szerződés történetiségét. A bérleti díjakban történő változások a változás százalékértékének meghatározásával (pl.: KSH index) egy lépésben, gyorsan és megbízható módon átvezethetőek az aktuális szerződésértékeken.

Dokumentum management

A dokumentum management rendszer nyomon követi az ügyfelekkel és projektekkel kapcsolatos összes eseményt a szkennelt bizonylatok elektronikus nyilvántartása mellett. Ezek a dokumentumok az Ügyfélnyilvántartás rendszeren keresztül, az ügyfélhez kapcsolva, egy gombnyomásra megtekinthetők. Az ügyletekkel kapcsolatos telefonbeszélgetések, faxok és levélváltások, illetve megbeszélések az időpontok és a felelősök feltüntetésével regisztrálhatóak. Emellett a rendszer ellátja a hagyományos iktatókönyvi feladatokat is: irattár kezelése, érkezés/kiküldés módjának, idejének megadása. A dokumentum management rendszerhez kapcsolódik az elektronikus bizonylat igazolás, mellyel a felelősök távoli telephelyről, projekt területről, külföldi irodából is igazolhatják a szkennelt bizonylatokat: szerződéseket, teljesítési jegyzőkönyveket, számlákat.

Szerződés

A bérleti szerződések naprakész és megbízható nyilvántartását oldja meg az OMF - Operation Management & Finance ERP vállalatirányítási szoftver szerződés rendszere. Az OMF szerződés rendszere a különböző időszakra vonatkozó bérleti díjak és a kapcsolódó kauciós tételek nyilvántartását tartalmazza (hónap, negyedév, év) területi egységenként forintban és devizában. A devizaalapú szerződések esetén igény szerint megadható egy mindenkori fix vagy egy változó árfolyam is, melyet a program az aktuális deviza nyilvántartásból regisztrál, kizárva a tévedés lehetőségét. A díjtételváltozások nyomon követésének köszönhetően a szerződések történetisége megőrzésre kerül, a változások átvezetése egyedileg szerződésenként és meghatározott csoportokra is végrehajtható. Így lehetővé válik a precíz nyomon követhetőség. A kommunális és az egyéb üzemeltetési díjak tetszés szerint területi arányosításban is rögzíthetők.

Kontrolling

Az ingatlanszektor számára külön hangsúlyt fektetünk a szerződések adatai alapján készíthető hosszú távú elemzésekre, elősegítve a pontos tervezhetőséget és a megtérülő beruházásokat. Mód nyílik arra, hogy a szerződéses állomány értékeit párhuzamosan összehasonlítsuk a számlázott adatokkal és a ténylegesen befolyt befizetésekkel. A kimutatások a felhasználó igényeinek megfelelően levetíthetők projektekre, ügyfelekre és bérlemények szintjére. A komparatív tanulmányozás alapján könnyebben tervezhetők a jövőbeni tendenciák, pontos előrejelzés készíthető egy-egy projekthez. A kontrolling- és a szerződésrendszerrel bővített kimutatáskészítő-rendszer lehetővé teszi a szerződés alapú Cash Flow és a különböző rövid és hosszú távú likviditási kimutatások készítését. A kimutatási rendszer a törvényi előírásoknak megfelelő mérleg- és eredménykimutatás-formátumokon túl biztosítja a személyre szabott, egyedi felépítésű, adott esetben külföldi tulajdonos által elvárt riportolási lehetőséget elsődleges és másodlagos devizában, magyar vagy idegen nyelven, akár konszolidált adatokra vonatkozóan is.

Számlázás

A számlázás a szerződéseken alapul, lehetővé téve egyszerre akár nagy mennyiségű, hibátlan tartalmú számla gyors és automatikus elkészítését. A számlázási csomag előkészíthető és a számla kiállításának napján aktualizálható az adott napi árfolyam figyelembevételével, így gyorsan és időben készülnek el a számlák, helyes értékekkel és dátummal, árfolyammal. Készíthető devizaalapú, illetve exportszámla is, magyar vagy idegen nyelven. A precíz ügyfél tájékoztatás és a könnyebb információnyújtás céljából a számlán automatikusan megjeleníthető az elszámolás időszaka, jelenlegi tartozása, a bérlemény különböző azonosítói és a hivatkozott szerződés.

Pénzügy

A rendszer kialakításakor figyeltünk arra, hogy az érvényes pénzügyi és számviteli szabályok által kötelezően előírt dátumok nyilvántartásba vétele mellett lehetőséget nyújtsunk a bevételek és költségek egyéb időszakokra történő kimutatására. Kiemelt szerepet szántunk a tényleges elszámolási időszakra vonatkozó riportok lekérdezési lehetőségeinek, hiszen a precíz elszámoltatás értéknövelő tényező mind a fogyasztó, mind a szolgáltató oldalán. A riportok magyar és idegen nyelven a belföldi szabványoktól eltérő módon is összeállíthatóak és automatikusan elektronikusan továbbíthatóak a címzettnek.

Ügyfélnyilvántartás, CRM

Az Ügyfélnyilvántartó menü a bérlők adatainak rögzítésére szolgál. Az Ügyfélnyilvántartóban rögzítésre kerülnek a bérlők azonosító számai (adó, EU szám) bankszámlaszámok, címek, több elérhetőségi cím esetén meghatározva a címek típusát is, így például a számlázási és levelezési címet valamint a székhelyet, kontakt személyek beosztásukkal és elérhetőségükkel együtt. A partner adatait tartalmazó információs ablakon keresztül érhetők el az ügyfél szerződéses adatai, a bérelt területek száma, nagysága, az aktuális díjtételek. Az Ügyfélnyilvántartás modul bázisa lehet egy racionálisan és költséghatékonyan működő ügyfélszolgálati rendszer tevékenységének.

Erőforrás és objektum nyilvántartás

A szerződés modulhoz szorosan kapcsolódva nyilvántartja az ingatlanok és objektumok ingatlanüzemeltetési paramétereit (pl.: cím, méret, felszereltség, fekvés, használat státusza stb...) valamint követi és jelenti az adott objektum időszakonkénti kihasználtságát.

Ütemezés/Task management

Az objektumhoz kapcsolódó napi feladatok ütemezését adott időponthoz való rendelését, határidejét, követhetjük nyomon az Ütemezés modulban. A pénzügyi feladatok mellett a szerződéssekkel kapcsolatos feladatok (pl. szerződések hosszabbítása, indexálása, telefonhívás, stb.), az elvégzendő karbantartási munkákra történő figyelmeztetés, a különböző határidők is itt kerülhetnek rögzítésre. Erre a megoldásra az emlékeztető funkciót ajánljuk, amely az adott feladat elvégzésének az időpontjára hívja fel a felhasználó figyelmét a szükséges időpontban. Minden feladathoz felelős(ök) rendelhető. Szintén az Ütemezés modul látja el a cég workflow feladatainak menedzsmentjét.

IFRS

Az ingatlanüzemeltetési szoftver bármely nemzetközi gazdasági rendszerben kezelhető, mind az Európai Unióban, mind az Egyesült Államokban. Az OMF az IFRS rendszerekhez, szabályokhoz teljes mértékben illeszkedik.