Szolgáltatási szektor

Az OMF - Operation Management & Finance ERP vállalatirányítási rendszer elsősorban a szolgáltató szektor projekt orientált cégeinek, projekt szemléletű menedzseléséhez nyújt megbízható hátteret. A projekt orientált szolgáltató cégek a szerződéseiken és a task management-en keresztül képesek nyomon követni a vállalt feladataikat, azok teljesítési határidejét, a számlázási időpontokat. A projekten dolgozó munkatársak időráfordítását, annak belső költségeit az erőforrás modulból előállítható timesheet rendszerrel kezelheti. A kontrolling rendszer által összefogott információk, a bevételek, kiadások, erőforrás belső költségei adják meg a projekt nyereségességét, mely egyszerűen, átláthatóan ellenőrizhető. A projekt minimum profit szintjének változásáról a szoftver értesíti a projekt vezetőjét. A projekt eseményeinek teljes körű nyilvántartását (megbeszélések, telefonhívások, tárgyalási jegyzőkönyvek, ajánlatok) az ügyfélnyilvántartás és a dokumentum management rendszer oldja meg.

Szerződés

A partnerekkel kötött megállapodások, megrendelések, szerződések a Szerződés rendszerbe kerülnek be. Az OMF szerződés rendszere a projekt teljesítésére kötött, különböző időszakra vonatkozó szolgáltatások, díjak nyilvántartását tartalmazza (hónap, negyedév, év) forintban és akár devizában. A szerződéshez rögzített számlázási sablonok szolgáltatják az információt a számlakészítéshez, legyen az egyszeri, ad-hoc jellegű vagy rendszeresen ismétlődő szolgáltatás. A szerződés rendszer időszakos felépítésének köszönhetően a szerződések történetisége megőrzésre kerül, a változások átvezetése egyedileg szerződésenként és meghatározott csoportokra is végrehajtható. Így lehetővé válik a precíz nyomon követhetőség.

Dokumentum management

A dokumentum management rendszer nyomon követi a partnerekkel és projektekkel kapcsolatos összes eseményt a szkennelt bizonylatok elektronikus nyilvántartása útján. Ezek a dokumentumok az Ügyfélnyilvántartás rendszeren keresztül, az ügyfélhez kapcsolva, egy gombnyomásra megtekinthetők. Az ügyletekkel kapcsolatos telefonbeszélgetések, faxok és levélváltások, illetve megbeszélések, az időpontok és a felelősök feltüntetésével regisztrálhatók. Emellett a rendszer ellátja a hagyományos iktatókönyvi feladatokat is: irattár kezelése, érkezés/kiküldés módjának, idejének megadása. A dokumentum management rendszerhez kapcsolódik az elektronikus bizonylatigazolás, mellyel a felelősök távoli telephelyről, projekt területről, külföldi irodából, otthonról igazolhatják a szkennelt bizonylatokat: szerződéseket, teljesítési jegyzőkönyveket és számlákat.

Ügyfélnyilvántartás, CRM

Az Ügyfélnyilvántartó menü a meglévő és a leendő partnerek adatainak rögzítésére szolgál. Az Ügyfélnyilvántartóban rögzítésre kerülnek a partnerek azonosító számai (adó, EU szám) kontakt személyek beosztásukkal és elérhetőségükkel együtt. címek, több elérhetőségi cím esetén meghatározva a címek típusát is, így például a számlázási és levelezési címet valamint a székhelyet, kommunikáció nyelve belső információk, megjegyzések a partnerhez A partner adatait tartalmazó információs ablakon keresztül, a jogosultságnak megfelelően érhetőek az ügyfél szerződéses adatai, az ügyfél pénzügyi státusza, a beérkezett és kiküldött dokumentumok. Az Ügyfélnyilvántartás modul bázisa lehet egy racionálisan és költséghatékonyan működő ügyfélszolgálati, marketing rendszer tevékenységének.

Ütemezés, Task management

A projektek napi feladatait, a feladatok adott időponthoz való rendelését, határidejét követhetjük nyomon az Ütemezés modulban. A pénzügyi feladatok mellett a projektekkel, szerződésekkel kapcsolatos feladatok (pl. ajánlatok készítése, bemutatók szervezése, szerződésmódosítás) itt kerülhetnek rögzítésre. Erre a megoldásra az emlékeztető funkciót ajánljuk, amely az adott feladat elvégzésének az időpontjára hívja fel a felelős figyelmét. Szintén az Ütemezés modul látja el a cég workflow feladatainak menedzsmentjét.

Kontrolling / Utókalkuláció

Az utókalkulációs rendszer lehetővé teszi a költséghely, költségviselő és a költségnem pontos lebontását. A költségek elemzésére alkalmazott utókalkuláció komoly kontrolling funkciót rejt magában, mely nemcsak értékben, hanem mennyiségben és százalékos formában is biztosított. A bevételek és költségek együttes utókalkulálása lehetőséget kínál arra, hogy elemzéseinket profitcentrumonként, illetve divíziónként készítsük el. Az utókalkulációs tervek rögzítésével megtervezhetők a költséghelyek, a költségviselők adatai. Az elemzési lehetőségek egyszerűen tovább bővíthetők a többdimenziós kontrolling kimutatások kombinálásával. A terv és tény értékek különböző időszakokra bontva mennyiségben, értékben és divíziónként vagy a vállalat egészére vetítve gyorsan és megbízható módon összehasonlíthatóak.

Elemzés

A marketingrészleg tevékenységét segíti az Elemzés rendszer, melynek segítségével az ügyfelek több szempontú elemzéseknek vethetők alá, így például vizsgálhatók a szerződéses állományok és az üzletkötők. Ezekből az adatokból előre vetíthetők a várható tendenciák. A forgalom adott szempontok szerinti elemzése pontos adatokat szolgáltat marketingkampányok tervezéséhez is.

Projekt

Projektnek azokat a feladatokat tekintjük, amelyek egyszeri komplex tevékenységfolyamat által megoldhatóak, konkrétan körülhatárolt célt érnek el, jól meghatározott költségkeretek között, pontosan rögzített határidőre. A Projekt rendszer a szolgáltató cégek működésének egyik alapeleme. A projektnyitás alkalmával definiálhatóak a projekt jogosultságok, a fő és alprojektek, az érvényességi időszak. A projektek teszik lehetővé a vevői és szállítói szerződések összerendelését, így meghatározható az egyes projektek eredményessége, valamint aktuális állapota a szerződések, számlázások és teljesítések függvényében.

Terv

A Terv rendszer a vállalat költségeinek, bevételeinek várható összegének rögzítését biztosítja. Az OMF-ben tervezhetők: a főkönyvi számok, a projektek, a költségviselők és a munkaszámok. Különböző terv verziók kialakításával nyomon követhetők a tervek módosulásának időpontjai, okai. A kimutatás modulban elemzések, listák készíthetők a terv és tény adatok eltéréséről.

Erőforrás

A projekten dolgozó munkatársak időráfordítását, annak belső költségeit az erőforrás modul adatai, és az abból előállítható timesheet rendszer szolgáltatja. A projektek megvalósítására fordított idő- és költség tényező az erőforrás rendszer érték és mennyiség alapú nyilvántartásából nyerhető ki. Az erőforrásban megadott használati események segítségével tartható nyilván a munkaerő leterheltsége is.

Számlázás, pénzügy

A szerződésalapú számlázás biztosítja a szerződésekben meghatározott pénzügyi információk (fizetési határidő, számlázási időszak) alapján történő vevőszámlák egyszerű és gyors elkészítését. A dokumentum management rendszer biztosítja a kiállított számla automatikus iktatását és elektronikus tártolását. Készíthető devizaalapú, illetve exportszámla is magyar vagy idegen nyelven. A pénzügyi rendszer lehetőséget biztosít a forgalom alapján történő üzletkötői jutalékok elszámoltatására is.

e-Bank

Utalásait, pénzügyi teljesítéseit a banki szoftver segítségével, saját terminálon keresztül rendezheti. Az OMF e-bank rendszere adatot szolgáltat az összes ismert bank telepített banki terminál rendszere felé. Lehetőség nyílik: elektronikus banki átutalásokra, utalások előre dátumozására, banki adatok fogadására, inkasszó, csoportos beszedések kezelésére, bér, pénzügyi, és ÁFA tételek utalására. A szoftver e-Bank rendszere alkalmas az átutalásos és a postai csekken történt befizetések elektronikus beolvasására.

IFRS

A szoftver bármely nemzetközi gazdasági rendszerben kezelhető, mind az Európai Unióban, mind az Egyesült Államokban. Az OMF az IFRS rendszerekhez, szabályokhoz teljes mértékben illeszkedik.

Bér és HR

A vállalat bér és járulékköltsége felosztható a projektek között. Az erőforrás rendszerben kiszámolt belső ráfordítással összegezve a projekt teljes munkaerő költségének tudatában kalkulálhatunk egy-egy ajánlatunk elkészítésekor. A bérszámfejtési rendszer lehetővé teszi a vállalat alkalmazottai, megbízásos dolgozói bérének, egyéb juttatásainak, illetve járulékainak, bérekhez kapcsolódó levonásainak számfejtését, távolléteinek számontartását, valamint a már nyilvántartott adatok feldolgozását, a szükséges kötelező jelentések és kimutatások készítését. A bevallások elektronikus átadással kerülnek az ABEV programba. A bér modulban lehetőség nyílik paraméterezhető kifizetési és levonási jogcímek kezelésére. A bér és HR modul által kalkulált adatok a Home Banking rendszeren keresztül elektronikusan utalhatóak.