Navigáció

DOC - DOKUMENTUMKEZELŐ SZOFTVER

Az ENIAC DOC dokumentumkezelő rendszer a bizonylatok digitális iktatása és tárolása mellett lehetővé teszi a dokumentumok különféle szempontok szerinti strukturált rendszerezését és elemzését, ami lényegesen megkönnyíti a visszakeresést. Az elektronikus igazolási rendszer kiváltja a papír alapú bizonylat jóváhagyást, a cégen belüli számla vándorlást és hatékonyabbá teszi a vállalati back office tevékenységet.

Papírmentes iroda

A "papírmentes iroda" fogalma a környezetvédelemmel összefüggésben mára közismertté vált. A levelek, szerződések, számlák és egyéb dokumentumok elektronikus kezelése valóban jelentősen csökkenti a papírfelhasználást, s így hozzájárul a természet megóvásához.

Hatékony dokumentumkezelés

Egy korszerű DMS-rendszer azonban ennél többre is képes: a bizonylatok digitális iktatása, jóváhagyása és tárolása mellett lehetővé teszi a dokumentumok különféle szempontok szerinti rendszerezését és elemzését, ami lényegesen megkönnyíti és hatékonyabbá teszi a vállalati back-office-tevékenységet.

Egységes kezelés

Egységesíti a társaságnál megforduló összes dokumentum feldolgozását, archiválását és hosszú távú kezelését. A felhasználók bármikor és bárhonnan megnézhetik, véleményezhetik a digitális dokumentumokat, egyszerűen kikereshetik a szükséges iratokat.

ENIAC DOC rendszerünk használata egységesíti a társaságnál megforduló összes dokumentum feldolgozását, archiválását és hosszú távú kezelését. A felhasználók bármikor és bárhonnan megnézhetik, véleményezhetik a digitális dokumentumokat, egyszerűen kikereshetik a szükséges iratokat, és igazolhatják a program által akár tíz különböző nyelven kiállított elektronikus bizonylatokat, számlákat. A rendszerben tárolt információk vizsgálatával a DMS-szoftver önmagában is képes olyan kimutatásokat, elemzéseket készíteni, amelyek a megalapozott vezetői döntések támogatásán keresztül elősegíthetik a társaság üzleti sikereit.

A program archiválási funkciója lehetővé teszi a papíralapú iratok szkennelését, valamint a digitális dokumentumok iktatását és tárolását. A különféle iratok – ajánlatok, szerződések, számlák, teljesítési igazolások stb. – egy egységes és felhasználóbarát rögzítőfelületen keresztül vihetők be a rendszerbe. A többrétegű visszakereshetőség érdekében regisztráláskor a felhasználók a törzsadatokból jelölhetik ki az ügyfél, a küldő vagy a címzett személyét, a beérkezés vagy a küldés módját és az esemény jellegét. A bejegyzett adatok szerződésekhez, projektekhez vagy munkaszámokhoz kapcsolhatók, és több más elemzési szemponttal is kiegészíthetők. Egy-egy iktatási bejegyzéshez több dokumentum is hozzáfűzhető, például szerződésmellékletek, tárgyalási jegyzőkönyvek, képek, tervrajzok. A rendszerben nyilvántarthatók a cég szempontjából „belső” és „nyilvános” bizonylatok, illetve megjelölhetők a „bizalmas”, „titkos” és „szigorúan titkos” iratok is. A szoftver a dokumentumok mellett az e-mailek automatikus iktatását és archiválását is megoldja, amelynek köszönhetően a társaság elektronikus levelezése is rendszerezetté és könnyen visszakereshetővé válik.

Az információáramlás menedzselése és az események követése akkor lehet hatékony és eredményes, ha a munkafolyamat minden állomásán figyelemmel kísérhető a dokumentumok mozgása a munkatársak és szervezeti egységek között. A rendszer ezért a jogosultságoktól és az adott dokumentum fajtájától függően elektronikus úton (e-mailben vagy wapon) értesítést küld a felhasználóknak az elolvasandó vagy igazolandó bizonylatokról.

Az ENIAC DOC rendszer praktikus üzenőfal-funkciója megkönnyíti a vállalaton belüli kommunikációt is: a munkatársak egyszerűen, on-line formában tudnak észrevételeket, javaslatokat fűzni az egyes dokumentumokhoz. A megjegyzések az iktatott iratokhoz csatolva tárolhatók, ami lehetővé teszi, hogy az adott témával, projekttel kapcsolatos kommunikáció a későbbiek során is bármikor visszakereshető maradjon.

Szoftverünk használatával járó előnyök

Elhagyható bonyolult excel táblák

Automatizált vállalati tevékenységek

Átlátható üzleti folyamatok

Könnyedebb irányítás

Megalapozott vezetői döntések

Csökkenő operatív feladatok

Több idő az üzletszerzésre

Növekvő ügyfél-elégedettség

Érdeklődik termékünk iránt?

Amennyiben érdeklődik szoftverünk iránt, kérjük kérjen termék bemutatót, igényelje a szoftver demó verzióját vagy kérjen ajánlatot.